Wenn wertvolle Mitarbeiter gehen

 

 

„Wir haben eine neue Kündigung!“ Mit diesem Satz beginnt die Woche von Geschäftsführer Michael A. Die Personalleiterin, Kathrin S., steht in seinem Büro und schaut sehr besorgt. Michael schwant nichts Gutes. Er macht die Tür zu, bietet Kathrin einen Platz und einen Kaffee an und wappnet sich für die Details.

 

„Gerade eben hat Martina L. im Vertrieb gekündigt. Sie hat noch 3 Wochen Urlaub, wird also in knapp 2 Monaten weg sein. Und das gerade jetzt, wo wir uns auf die Messesaison vorbereiten!“ sprudelt es aus Kathrin heraus.

 

Michael schluckt, sein Puls steigt und die Gedanken überschlagen sich. Gut, dass es an der Tür klopft, das lenkt ihn ab. Er ruft: „Herein“, und sieht den Vertriebsleiter Peter K. mit hochrotem Kopf. Schnell winkt er ihn herein, es ist klar, warum er da ist.

 

Peter setzt sich mit einem Seufzer und legt gleich los: „Ich weiß nicht, wie das passieren konnte. Erst letzten Monat saß ich mehrere Stunden mit Martina zusammen. Wir haben intensiv über ihre Aufgaben gesprochen. Da haben wir ausgemacht, dass wir nach den Messen nochmals darüber sprechen, wie wir es hinkriegen könnten, dass sie Teile ihrer Tätigkeit abgibt und neue Projekte übernimmt.

 

Mein Eindruck war, dass sie zufrieden war mit dieser Lösung. Sie wirkte die ganze Zeit motiviert und hat alles abgearbeitet, was für die Messen notwendig ist. Kein Wort hat sie seither darüber fallen lassen. Und jetzt das! Ich bin wirklich enttäuscht von ihr. Wie sollen wir das alles nur hinkriegen? In jedem Fall brauche ich sofort Ersatz, am besten noch so, dass Martina die neue Person einarbeiten kann!“

 

„Ähäm“, räuspert sich Kathrin, „du weißt schon, dass der Markt für Salesleute leergefegt ist. Die, die gut sind, haben Gehaltsvorstellungen, die wir nicht bezahlen können. Und die anderen brauchen zu lange, um sich in die Thematik einzuarbeiten. Es ist relativ aussichtslos, dass wir innerhalb eines Monats jemand gefunden haben, zumal sie ja auch alle ihre Kündigungsfristen einhalten müssen.“

 

„Dann heißt das, dass wir nicht auf die Messen können und dadurch Geschäft verlieren!“ wird Peter lauter. „Es ist euer Job, mir jemanden zu liefern. Wie ihr das macht, ist mir wurscht!“

 

Michael mischt sich ein, bevor Kathrin, die ein bestürztes Gesicht macht, etwas antworten kann. „Es nützt nichts, wenn wir hier lamentieren. Peter, erzähl uns doch mal, was genau Martina dir gesagt hat, als du mit ihr zusammen saßt!“

 

Peter holt Luft und fängt an: „Na ja, sie sagte, dass sie ihr Job nicht mehr ausfülle und sie sich regelrecht langweile. Zwar habe sie gerne mit neuen Kunden zu tun, aber irgendwie sei das immer dasselbe. So richtig motiviere sie das nicht mehr, zumal sie das Gefühl habe, viel mehr Zeit mit dem Ausfüllen von Berichten zu verbringen als mit den Menschen.

 

Es frustriere sie, dass sie kaum Unterstützung von den operativen Abteilungen bekäme, wenn sie fachlichen Input brauche. Sie hätten keine Zeit dafür, höre sie häufig. Dadurch zögen sich Angebote unnötig lange hin, und oft sagten die Interessenten ab, weil sie sich mittlerweile für einen anderen Anbieter entschieden hatten.

 

Ich sicherte ihr zu, dass das normal sei in diesem Job und sie sich keine Vorwürfe machen müsste. Das stritt sie sofort ab, sie könne damit umgehen. Aber sie würde sehr gerne die Abläufe ändern, damit der Frust bei allen weniger wird und wir effektiver arbeiten könnten. Am Ende ginge es doch darum, neue Kunden zu gewinnen, die langfristig mit uns zufrieden sind und nicht um kurzfristige Deals.“

 

„Gut, da hat sie schon Recht“, meldet sich Michael zu Wort. „Das besprechen wir ja auch immer wieder in unseren Abteilungsleitermeetings. Warum habt ihr denn dazu noch keine Lösung gefunden? Ich dachte, das hast du auf der Agenda!“

 

Peter zuckt kurz zusammen, fängt sich aber gleich wieder. „Klar, habe ich das auf der Agenda. Aber für mich ist jetzt erst mal wichtig, dass wir die Messen tip-top über die Bühne bringen. Dort kommen ja in der Regel die meisten Leads her. Wir wollten uns mal in Ruhe mit den Abläufen beschäftigen, wenn die „Saure-Gurken-Zeit“ kommt, also im August.“

 

Kathrin wirft kurz ein: „Im August bauen die meisten Kollegen ihren Urlaub ab, denk dran.“

 

„Ja, ja, das weiß ich schon!“ gibt Peter patzig zurück.

 

Michael hebt die Hand und wendet sich an Kathrin: „Ich habe dich in letzter Zeit öfters mit Martina zusammen gesehen. Welchen Eindruck hat sie denn auf dich gemacht, und weißt du Genaueres?“

 

„Ja, wir unterhalten uns oft. Martina ist jemand, die unglaublich viel Energie hat. Sie ist sehr stark intrinsisch motiviert und findet immer eine Lösung für Herausforderungen. Das merkt man auch daran, dass viele Kollegen sie um Rat fragen und gerne mit ihr zusammen arbeiten. Dabei hat sie gar keine Führungsposition. Sie hat uns auch schon öfters tolle Ideen geliefert, die wir zum Beispiel beim Recruiting verwenden können. Das ist ja auch Sales, wie ihr wisst.

 

In den letzten Wochen hat man aber gemerkt, dass Martina zunehmend genervt war. Sie war oft lange im Nachbarbüro bei den Marketing-Leuten und hat geratscht. Wir haben lange mit ihr über das Thema „Home Office“ diskutiert und sie hat die Informationen, die wir für den Newsletter brauchen, nicht mehr so prompt und ausgefeilt geschickt wie früher. Als ich zuletzt mit ihr Mittagessen war, hat sie ein bisschen rumgedruckst und dann offen erklärt, dass sie nicht weiß, wie lange sie das noch mitmachen will.

 

„Was?“ platzt Peter dazwischen, „Das ist ja unerhört! Warum hast du mir davon nichts gesagt?“

 

„Ganz ehrlich, Peter, es ist nicht meine Aufgabe, mich in deinen Führungsstil einzumischen. Außerdem habe ich Martina gebeten, das direkt bei dir anzusprechen. Das hat sie ja auch gemacht, wie du erzähltest. Nur anscheinend war sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden.“

 

Peter schluckt und lockert seine Krawatte.

 

Die Gelegenheit für Michael, sich wieder einzuschalten: „OK, wissen wir denn, was sie nun machen wird?“

 

Kathrin erzählt, dass Martina sich zunächst 3 Monate Pause gönnt und dann einen neuen Job beginnt. „Die wollten sie unbedingt haben und sind bereit, so lange auf sie zu warten.

 

„Und was ist das für ein Job?“ will Peter wissen.

 

„Das hat sie so genau nicht gesagt, aber anscheinend einer, in dem sie ihre Ideen umsetzen darf und das tun kann, was sie besonders gut kann.“

 

„Am besten fragen wir Martina selbst dazu“, schlägt Michael vor. „Lass uns übermorgen einen Termin machen, am Nachmittag. Wir können gerne einen Kaffee trinken gehen im Café um die Ecke. Dann haben wir Ruhe. Bis dahin werden wir die Kündigung bitte auch noch nicht offiziell machen. Peter, informierst du Martina bitte und lädst uns alle ein? Danke dir.“

 

 

Neudenken & Neumachen lohnt sich

 

 

Zwei Tage später im Café um die Ecke

 

Martina, Peter, Kathrin und Michael sitzen an einem runden Tisch und haben gerade ihren Kaffee bekommen, samt den von Michael bestellten Muffins. Martina sitzt angespannt zwischen Kathrin und Peter, als Michael sie fragt, wie es ihr geht. „Eigentlich ganz gut“, sagt sie, „es fühlt sich zwar alles noch etwas unwirklich an, aber grundsätzlich weiß ich, dass ich die richtige Entscheidung getroffen habe.“

 

„Das freut mich für dich“, erwidert Michael und geht dann einen Schritt weiter: „Worauf freust du dich denn in deinem neuen Job?“

 

„Na ja, die Branche, in die ich wechsle, ist eine ganz andere. Ich werde also mit vielen neuen Themen in Berührung kommen und viel lernen. Und weil das Unternehmen gerade dabei ist, sich neu aufzustellen, habe ich die Chance, viel mitzugestalten. Sie wollten von mir überhaupt nicht wissen, was ich fachlich alles kann, sondern wollten hören, welche Ideen ich realisieren würde. Das hatte mich noch nie jemand im Vorstellungsgespräch gefragt!

 

Ich war natürlich in meinem Element und habe von den Dingen erzählt, die ich für wichtig halte, wenn ein Unternehmen erfolgreich sein will. Und zwar ganz besonders auch als Arbeitgeber. Das hat ihnen so gut gefallen, dass sie mich am Ende des Gespräches mit der Projektleiterin bekannt machten. Und diese hat mich spontan zu einem Meeting eingeladen, das gleich stattfand.

 

Ich konnte mich also selbst davon überzeugen, dass sie es ernst meinten. Und ich durfte sogar mitmachen, beim Ideen Entwickeln. Dann ging es ganz schnell: am nächsten Tag kam der Anruf mit einem Angebot. Wir haben uns nochmals getroffen und die Details der Position besprochen. Diese wird extra für mich geschaffen und ich konnte mitreden, was ich alles machen will. Zwei Tage später habe ich den Vertrag unterschrieben.

 

Was mit den Ausschlag gab war übrigens, dass sie mir eine Mitgliedschaft im Klub der Kommplizen anboten. Dort treffen sich Leute, die Lust haben, die Arbeitswelt positiv zu gestalten und gemeinsam an neuen Ideen arbeiten, die sie in ihren Unternehmen umsetzen. Ich hatte davon schon gehört und war gleich begeistert, dass ich dabei sein kann.“

 

„Wow, das klingt sehr außergewöhnlich“, platzt Kathrin dazwischen. „Ich wünschte, wir könnten das so machen, wenn wir interessante Leute kennen lernen. Wie sah denn die Anzeige aus, auf die du dich beworben hast?“

 

„Ich habe mich gar nicht beworben, die haben mich angesprochen. Ich war vor 3 Monaten mal auf einem Meetup zum Thema „Neue Arbeitswelt“. Da saß ich neben einem Mitarbeiter des Unternehmens und wir haben Visitenkarten getauscht, weil wir uns so gut verstanden haben. Ja, und vor 4 Wochen bekam ich dann eine Nachricht auf XING, ob ich nicht mal vorbeikommen wolle. Das war genau einen Tag, nach dem wir gesprochen hatten, Peter“, führt Martina aus.

 

Michael hatte aufmerksam zugehört und sagt nun: „Herzlichen Glückwunsch, Martina, das klingt wirklich nach einem ganz tollen Job. Ich bin sicher, du wirst für deinen neuen Arbeitgeber eine sehr wertvolle Mitarbeiterin sein. Das warst und bist du für uns übrigens auch. Ich persönlich bin traurig, dass du uns verlässt, und es ist sehr schade, dass wir es nicht geschafft haben, dir einen Aufgabenbereich zu geben, der dich und uns richtig weitergebracht hätte.

 

Vielen Dank, dass du so offen mit uns warst. Wir werden aus dieser Situation lernen, das verspreche ich dir! Und vielleicht willst du irgendwann wieder zu uns zurück kommen. Du bist jederzeit willkommen. Und über diesen Klub der Kommplizen werde ich gleich mal mehr herausfinden.“

 

 

Kommplizen-Box für dich

 

Auftrag an den Controller


„Du, sag mal, was kostet es uns eigentlich, so alles in allem, wenn ein Mitarbeiter kündigt und wir ihn ersetzen müssen?“ Diese Frage stellt Michael seinem Controller, als er wieder im Büro ist.

 

Martin D., der Controller, verspricht, ihm die Zahlen zusammen zu stellen und reserviert gleich mal einen Termin für morgen.

 

Pünktlich kommt Martin zusammen mit seiner Mitarbeiterin Iris N. zu Michael. „Iris hat die Berechnungen gemacht und wird sie uns präsentieren“, erklärt Martin. „Leg los, Iris!“

 

Die junge Frau steht auf und beginnt, Zahlen auf ein Flipchart zu scheiben und zu erklären:

 

Also, nehmen wir an, jemand verdient 60.000 Euro brutto pro Jahr.

 

Zusammen mit den Sozialabgaben (rund 20 %) bezahlen wir als Unternehmen insgesamt

 

72.000 Euro im Jahr.

 

Wenn jemand kündigt, kann man davon ausgehen, dass er/sie in der verbleibenden Zeit nicht mehr so produktiv ist wie sonst. Gründe dafür sind: man macht nur noch das, was nötig ist, übernimmt keine neuen Projekte, bereitet die Übergabe und die Einarbeitung der Nachfolge vor, verabschiedet sich von Kunden etc.

 

Nehmen wir an, der/die Mitarbeiter/in ist also nur noch halb so produktiv.

 

50 % weniger Produktivität in 3 Monaten (Kündigungsfrist) ergibt 9.000 Euro Produktivitätsverlust.

 

Wenn wir Glück haben, finden wir rechtzeitig jemanden zum selben Gehalt. Diese Person wird natürlich etwas Zeit brauchen, bis sie zu 100 % produktiv ist. Wir gehen von 6 Monaten aus, in der die Produktivität nach und nach steigt.

 

In den ersten 3 Monaten kann man von 50 % Produktivität ausgehen, in den nächsten 3 Monaten von 75 %. Das ergibt folgende Verluste:

 

1.-3. Monat: 9.000 Euro

4.-6. Monat: 4.500 Euro

 

Insgesamt also 13.500 Euro Produktivitätsverlust.

 

Alles in allem kostet uns die Kündigung also an Produktivität:

 

9.000 + 13.500 = 22.500 Euro

 

Iris fügt hinzu: „Das gilt alles nur dann, wenn wir wirklich schnell eine Nachfolge finden. Wenn die Stelle unbesetzt bleibt, müssen andere Kollegen einspringen, das heißt, das wirkt sich wieder auf deren Produktivität aus. Im Extremfall ist das ein Fass ohne Boden.“

 

Michael und Martin nicken unisono.

 

„Um die Stelle zu besetzen, ist aber noch mehr notwendig“, fährt Iris fort:

– Eine Anzeige schalten bzw. Personalberater beauftragen

– Bewerbungen sichten und auswählen

– Gespräche organisieren und führen (mit mehreren Beteiligten)

– evtl. Reisekosten und weitere Kosten der Bewerber übernehmen

 

Alleine die Stellenanzeigen kosten zwischen 1.000 und 5.000 Euro, je nachdem wo und wie lange wir sie schalten. Ein Personalberater stellt 25 – 30 % des Zielgehaltes als Honorar in Rechnung. Und je nachdem, wer in den Suchprozess eingebunden wird, kostet uns das Arbeitszeit und damit auch Geld – jedes Mal wenn zum Beispiel ein Interview stattfindet.

 

Nicht vergessen dürfen wir den Wert eines langjährigen Mitarbeiters, der sich nur schwer beziffern lässt. Dazu zählen Dinge wie

 

– internes Netzwerk

– externe Kontakte

– spezifisches Wissen

– Erfahrung und Routine

 

Und der negative Effekt, den die Kündigung auf andere Mitarbeiter oder Kunden haben kann, ist auch nicht zu vernachlässigen.

 

Wenn man all das hochrechnet, kann man ganz schnell auf Gesamtkosten kommen, die ungefähr dem Jahresgehalt des Mitarbeiters entsprechen. In unserem Fall wären das also 72.000 Euro.

 

„Danke, Iris, das hast du sehr gut gemacht“, unterbricht Michael und nickt ihr anerkennend zu. Martin, ihr Chef, grinst zufrieden in sich hinein, das sieht sie aus den Augenwinkeln.

 

„Diese Zahlen mal so schwarz auf weiß zu sehen, stellt so eine Kündigung in einem ganz anderen Licht dar. Das heißt also, dass wir sehr viel Geld sparen, wenn unsere Mitarbeiter möglichst lange bei uns bleiben“, fährt Michael fort.

 

„Grundsätzlich ja, aber nicht zwangsweise“, platzt Iris heraus. Sie wirkt nun selbstsicherer und fügt an: „Ich habe mir zum Thema Produktivität ein paar Gedanken gemacht und teile die gerne mit euch, wenn ihr wollt.“

 

„Nur zu!“ ermuntert Martin sie.

 

„Also, wenn wir sagen, die Leute sollen möglichst lange bei uns bleiben, ist das grundsätzlich richtig. Wenn sie allerdings nicht produktiv sind, kann der Schuss nach hinten los gehen.

 

Nehmen wir an, jemand arbeitet so, dass er lange Pausen macht, sich gerne mit Kollegen unterhält, seine privaten E-Mails liest und beantwortet und Termine nicht einhält, sodass andere nicht weiterarbeiten können. Dann hapert es sehr an seiner Produktivität, richtig? Was glaubt ihr, wie viel Zeit verplempert so jemand?“

 

„Mindestens ein Viertel würde ich sagen“, antwortet Michael.

 

„Gut, diese Zahl nehmen wir für unsere Berechnungen“, stimmt Iris zu und fährt fort:

 

„Jemand verdient 60.000 Euro im Jahr, wir bezahlen 72.000 Euro. Wenn diese Person nur 75% produktiv ist, summiert sich der Verlust daraus auf 18.000 Euro jedes Jahr.

 

„Moment!“ mischt sich Michael ein. „Es kann doch nicht sein, dass wir Mitarbeiter beschäftigen, die nicht zu 100 % bei der Sache sind – dauerhaft! Dass es Schwankungen gibt, ist menschlich, das verstehe ich ja. Aber ich kann nicht glauben, dass wir Mitarbeiter mitziehen, die jahrelang unter ihren Möglichkeiten bleiben.“

 

Er greift zum Telefon, und die beiden hören, wie er sagt: „Kannst du bitte kurz zu mir ins Büro kommen. Es geht um die Kündigung von Martina. Danke.“

 

Kurz darauf klopft es, und Kathrin, die Personalleiterin, kommt herein. Michael klärt sie über den Zweck des Treffens auf und reißt auch die Zahlen kurz an. Dann fragt er sie direkt: „Was schätzt du, haben wir Mitarbeiter, die dermaßen unproduktiv sind?“

 

Kathrin denkt einen Moment nach und erwidert ernst: „Ich glaube nicht, dass das ein großes Thema ist im Moment. Allerdings könnte es eines werden. Die Kündigung von Martina hat in manchen Bereichen hohe Wellen geschlagen, als wir sie bekannt gegeben haben. Martina ist jemand, die sehr beliebt ist und die vielen als Vorbild dient. Durch ihren Weggang könnte ein Herdeneffekt einsetzen.

 

Ich meine damit, dass es noch mehr Kündigungen geben kann. Was aber ganz sicher passiert, ist, dass viele Projekte und Initiativen ohne Martina einschlafen, weil den anderen jemand fehlt, der vorangeht. Das kann meiner Meinung durchaus zu einem Rückgang der Produktivität führen, einfach weil die Mitarbeiter weniger motiviert sind.“

 

„Ein guter Punkt, auf den ich nicht gekommen wäre, Kathrin“, antwortet Michael, der gerade merkt, wie wenig er über die tatsächlichen Zusammenhänge in seinem Unternehmen weiß.

 

„Und was sagen die Zahlen konkret im Fall von Martina?“ will er nun wissen.

 

„Jemand, der hochmotiviert ist wie Martina, ist in der Regel auch 100 % oder mehr produktiv“, übernimmt jetzt Martin kurzfristig. „Diese Mitarbeiter leisten meist viel mehr als das, was sie müssten. Sie unterstützen Kollegen, bringen neue Ansätze auf den Tisch und organisieren ihren Alltag sehr effizient, um Zeit für Neues zu haben.

 

Wenn so jemand durch externe Faktoren demotiviert wird, kann die Produktivität locker auf circa 60 % fallen. In Summe heißt das 28.800 Euro, jedes Jahr! Und dabei haben wir noch gar nicht berücksichtigt, wie die Produktivität der anderen Mitarbeiter dadurch beeinflusst wird.“

 

Eine Minute sagt niemand etwas. Dann wendet sich Michael an Iris und fragt sie direkt:

 

„Wie siehst du denn die Kündigung von Martina?“

 

Iris fängt leise an wird dann aber lauter: „Ich bin persönlich sehr traurig, weil sie jemand ist, mit dem ich mich gut austauschen kann. Wir haben ähnliche Ansichten und haben uns oft über Ideen und neue Ansätze ausgetauscht. Leider konnten wir nur wenig davon umsetzen, weil wir zu wenige Mitstreiter fanden und alleine die Zeit nicht hatten. Insofern kann ich dem zustimmen, was Kathrin und Martin gesagt haben.“

 

Martin, ihr Chef, schaut etwas perplex, so als wolle er sagen: „Ich hatte ja keine Ahnung.“ Michael nickt verständnisvoll und Kathrin lächelt.

 

„Ja dann ist völlig klar, was wir tun!“ sagt Michael euphorisch. Es geht darum, Mitarbeitern den Raum zu geben, den sie brauchen, um produktiv zu sein. Sie werden von innen heraus motiviert sein und ihre Arbeit gerne machen. Sie werden sogar mehr tun als das, uns nämlich mit ihren Ideen richtig voranbringen.

 

Als erstes werden wir dafür sorgen, dass unsere Iris neue Mitstreiter bekommt, damit sie ihre Ideen realisieren kann. Ich bin ziemlich sicher, dass wir dadurch auch die anderen ermutigen können, mitzumachen. Und ganz sicher bin ich auch, dass wir auf dem besten Weg sind, ein richtig guter Arbeitgeber zu werden, den Menschen als ihren Lieblingsplatz bezeichnen.

 

Hat jemand von euch schon mal vom „Klub der Kommplizen“ gehört? Nein? Na, dann erzähle ich euch mal, was dort passiert. Ihr werdet begeistert sein…

 

 

Über die Kommplizin:

Gaby Feile kennt Geschichten wie diese aus ganz persönlicher Erfahrung. Und hat beschlossen, Neudenkern & Neumachern das zu geben, was sie brauchen: Verbündete. Unternehmen sparen dabei nicht nur Geld, sie werden zu Lieblingsplätzen.

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